Im Juni 2009 führte WIENFLUSS im Auftrag von WienTourismus den Relaunch der offiziellen Wiener Tourismuswebsite wien.info durch. In einer losen Artikelserie wollen wir ein wenig die Hintergründe und Erfahrungen aus diesem Projekt beleuchten.

Hinweis: Im diesem Artikel wird bewusst die rechtlich formale Sichtweise der Auftragsvergabe ausgeklammert. Im Vordergrund stehen Aspekte wie ein komplexes Projekt vorbereitet wurde. Die Sichtweise stellt natürlich ausschließlich die des Auftragnehmers dar und muss nicht notwendigerweise mit jener des Auftraggebers übereinstimmen.

Im Jänner 2008 wurde von WienTourismus der Relaunch mit einem Bieterverfahren gestartet. Der organisatorische Prozess bis zur Beauftragung einer Agentur war nicht nur für ein (österreichisches) Webprojekt relativ ungewöhnlich, sondern aus heutiger Sicht durchaus zielführend.

Zweistufiges Verfahren

WienTourismus hatte sich entschlossen die Auswahl einer Agentur in einem zweistufigen Verfahren vorzunehmen. In der ersten Runde hatte man die sieben eingeladenen Agenturen aufgefordert Konzepte auszuarbeiten. Gefragt waren Designentwürfe, Service-Design, Informationsarchitektur & Usability sowie der Entwurf neuer Features.

Dabei wollte man den Agenturen gezielt Freiheiten lassen, um neue Ideen einzubringen und Bestehendes auf den Kopf zu stellen. Die beigestellten umfangreichen Ausschreibungsunterlagen haben diese Ideenfindungsphase durchaus unterstützt: eine übersichtliche Dokumentation des Status quo und der Ziele, wesentliche Fragestellungen die man beantwortet sehen wollte und auch die Grenzen, also Optionen die man – aus welchen Gründen auch immer – ausschließen wollte oder musste.

Ein eigener Teil des Konzepts war auch eine vorerst nur unverbindliche Kostenschätzung. Das ist insofern wesentlich, weil es bei einem solch umfangreichen Projekt praktisch unmöglich ist, bereits in der Konzeptphase ein realistisches Bild aller Arbeiten zu entwickeln. Der direkte Informationsaustausch mit dem Auftraggeber ist ja während des Verfahrens aus rechtlichen Gründen auf eine sehr formale Kommunikation beschränkt.

Jedenfalls musste man sich in dieser Phase als Agentur noch nicht durch Spekulationen über die Budgethöhe in der Kreativität einschränken lassen. Im Gegenteil, ein gestaffeltes Preisgeld für die erstgereihten drei Konzepte zusätzlich zum fixen Abschlagshonorar waren ein gewisser Ansporn Hirnschmalz und Arbeitszeit in die Aufbereitung der Unterlagen und der Präsentation zu stecken.

Der Wiener Tourismusverband hat Usability und Accessibility als wesentliche Säulen eines erfolgreichen Tourismusportals identifiziert und sich hier gleichzeitig nicht auf eine spekulative Bewertung der Konzepte verlassen wollen. Daher hat man hier von Anfang an externe Experten beigezogen, die nicht nur den Auswahlprozess begleitet, sondern auch ex post die Umsetzung einer Qualitätsprüfung unterzogen haben.

En gros …

Nach der Entscheidung im Wettbewerb, aus dem WIENFLUSS gemeinsam mit dem Projektpartner November als erstgereihte Agentur hervorging, kam es zu einem intensiven Verhandlungsverfahren, dessen Ziel die gemeinsame Erarbeitung eines Grobpflichtenhefts und ein Abstecken der Projektgrenzen war.

Eine der wesentlichen Entscheidungen in diesem Prozess war jene, ob man auf Basis des bisherigen proprietären Contentmanagement-System (CMS) oder auf ein Open-Source Produkt aufbauen sollte. WIENFLUSS legte hierfür einen entsprechenden Entscheidungskatalog vor, auf dessen Basis sich WienTourismus mit Hilfe eines unabhängigen Gutachters letztendlich entschied.

Ab diesem Zeitpunkt stand einem Last and Best Offer nichts mehr im Wege und es kam schlussendlich zur Beauftragung und damit zum Projektstart. Dass der Wiener Tourismusverband es sich und uns im Verhandlungsverfahren nicht leicht gemacht hat zeigen die Zahlen: zu diesem Zeitpunkt waren bei uns und unserem Designpartner November ein hundertseitiges Pflichtenheft sowie das Webdesign für Website und Blogs erarbeitet worden. In mehr als zehn Monaten vom Start der Ausschreibung waren für die Verhandlungen, Konzepte, Recherchen und Kalkulation gut 500 Arbeitsstunden bereits verbraten. Das durchaus respektable Abschlagshonorar und das Preisgeld sind in Anbetracht dieser Zahlen wohl bereits im Kilometergeld für die zahllosen Radfahrten zu den Meetings aufgegangen.

Retrospektiv hat es diese Zeit und diesen Aufwand wohl gebraucht um ein realistisches und klares Bild eines solchen Großprojekts zu entwickeln. Vor der einen oder anderen Überraschung im Projekt ist man natürlich auch in diesem Fall nicht gefeit, aber Tretminen konnte man gezielt vermeiden. Ach ja, und weniger Aufwand als geplant war ein Projekt auch noch nie. Aber da verrate ich wohl kein Geheimnis.

… und en détail

Aus der Detailkonzeption möchte ich drei Punkte herausgreifen, die mir einerseits als besonders kritisch und andererseits als auch entsprechen interessant erscheinen. Im Detail werden wir auf diese und andere Punkte noch in den weiteren Artikeln dieser Serie eingehen.

• Transfer der Inhalte vom alten Contentmanagement-System auf das neue. Hier galt es diesen Transfer möglichst reibungslos und kurz zu halten, um zu verhindern, dass man allzu lange zwei Systeme parallel pflegen muss. Jeder der das schon mal gemacht hat, weiß was es heißt, tausende Inhalte möglichst automatisiert zu übernehmen. Auch hier war es nicht gerade förderlich wenn man selbst zehn der zwölf Sprachen nicht versteht und zwei davon auch nicht lesen kann. Mehr über den Conenttransfer erfahren Sie in Kürze in dieser Serie.
• Planung komplexer Interaktionen – im konkreten Fall der Eventdatenbank, der Hotelbuchung aber auch einiger Backendfeatures. Bei komplexeren Interfaces und Abläufen kommt man mit Photoshop nicht weit und in HTML, CSS und Javascript zu konzipieren gehört gerüchteweise auch nicht zu den effizientesten Methoden. Gleichzeitig war es notwendig die beteiligten Personen in den Planungsprozess zu integrieren und Lösungen mit ihnen abzustimmen – nicht alle waren mit Konzepten und der Sprache des Webs vertraut. Es war daher essenziell leicht verständliche Prototypen zu entwickeln an Hand derer man die Interaktion abbilden konnte. Mehr über die Planung komplexer Interaktionen erfahren Sie in Kürze in dieser Serie.
• Auswahl und Konzeption des Serverbetriebs: halten die Server dem Ansturm stand, stimmt die Performance und ist das System stabil? Niemand will sich dem Ärgernis und der Peinlichkeit eines Rollbacks auf die alte Website stellen müssen. Die Migration zu einem völlig neuen System hat dabei erleichternde ebenso wie erschwerende Implikationen. Einerseits kann das neue System völlig losgelöst vom alten getestet und betrieben werden (ggf. kann man sogar wieder auf’s alte zurückgreifen). Andererseits fehlt aber jeder Erfahrungswert im Betrieb der konkreten, speziellen Konfiguration. Mehr über Hosting und Performanceoptimierung erfahren Sie in Kürze in dieser Serie.